Arhivska knjiga (Obrazac AK): šta je, šta sadrži i rok do 30. aprila

Arhivska knjiga je jedna od onih obaveza za koju mnoge firme i ne znaju da postoji - dok ne dobiju dopis ili kaznu. A reč je o zakonskoj obavezi svakog pravnog lica: vodiš evidenciju arhivske građe koju firma stvara i čuva. Zvuči ozbiljno, ali kad je jednom postaviš, vodi se sama.

Šta je Obrazac AK

Obrazac AK je popis arhivske građe - spisak svih kategorija dokumenata koje firma ima, sa rokovima čuvanja za svaku. To nije gomila papira nego uredan registar: koja dokumenta postoje, iz koje godine i koliko dugo se čuvaju. Na osnovu njega se zna šta sme da se uništi, a šta mora dalje da stoji.

Rok koji se lako promaši

Arhivska knjiga se predaje nadležnom arhivu do 30. aprila tekuće godine, za prethodnu godinu. Taj rok se lako promaši jer „nije hitno" dok ne postane. Zato je pametno da arhiva bude sređena kroz celu godinu, a ne da se sve radi u poslednjoj nedelji aprila uz nervozu i greške. Sređena arhiva je i lakša kontrola i mirniji san.

Kako da to ne bude muka

Najteže je kada su dokumenta razbacana po fiokama i mejlovima, pa popis radiš ručno. Kad su uredno u digitalnoj arhivi sa rokovima, Obrazac AK se praktično sam sastavi. Fascikla drži dokumenta po kategorijama sa rokovima čuvanja, pa je arhivska knjiga izveštaj, a ne projekat. Umesto jurnjave svakog aprila, imaš spreman pregled na klik.

Digitalna arhiva kao temelj

Arhivska knjiga je mnogo lakša kad je arhiva već sređena: u Fascikli su dokumenta razvrstana po godinama i kategorijama, sa verzijama i istorijom, pa popis građe ne počinje kopanjem po podrumu.

Prebaci arhivu u digitalu pre sledećeg popisa: Fascikla čita dokumenta OCR-om i drži ih spremne i za tebe i za knjigovođu. Prvi dokument prevučeš besplatno.

Česta pitanja